Koosteita hallituksen kokouksista

Hallituksen kokous 5.1.2020

Hallituksen järjestäytyminen: valittiin varapuheenjohtajaksi Tuomo Kuusi, sihteeriksi Tommi Loukia ja rahastonhoitajaksi Pertti Tuomi. Myönnettiin nimenkirjoitusoikeus Emilia Launoselle. Myönnettiin tilinkäyttöoikeus lippukunnanjohtaja Johanna Joensuulle. Pidetään rahastonhoitaja Pertti Tuomen tilinkäyttöoikeudet ennallaan. Muut tilinkäyttöoikeudet poistetaan.

Lippukunta kunnioitti Käpypirtin rakentamiseen vahvasti vaikuttaneen Yrjö Lampolan muistoa adressilla.

Emmi edustaa lippukuntaa Jouko Mäkisen eläkejuhlissa. Yritetään hankkia lahjaksi Valkama-kuksa tmv (Nanna).

Myönnettiin 70 euron tuki Johanna Joensuulle Ko-Gi-kurssin matkakuluihin (piiri vastasi kurssimaksusta). Johanna jääväsi itsensä päätöksestä.

Hyväksyttiin lippukunnan uusi toimintakäsikirja, joka esitellään extra-kipissä 12.1.2020.

Johtajatilanne: Seikkaileviin kettuihin on jäämässä vain yksi vetäjä (Minea). Nanna tulee ottamaan ryhmässä isomman roolin kevätpuolella. Yritetään mahdollisesti saada myös vanhempia ottamaan vastuuta lisää.
Muissa ikäkausissa olisi myös lisäkäsille tarvetta, mutta ei varsinaista suurta hätää ainakaan vielä. Perhepartiossa Osku vetää edelleen ryhmät – päätavoitteena retkeily, joka on toteutunut hyvin.

Hallituksen kokous 24.11.2019

Lippukunnan syyskokous valitsi lippukunnanjohtajaksi vuodelle 2020 Johanna Joensuun. Hallitukseen valittiin lisäksi Johanna Tuomi, Osku Kannusmäki, Tommi Loukia ja Tuomo Kuusi. Lisäksi toivottiin tarpojaikäkauden edustusta jokaiseen kokoukseen, nimeämättä erikseen henkilöä.

Itsenäisyyspäivän juhlaa järjestävät samoajat Maija, Reetta ja Minea. Wanha on varattu ja ohjelmaa on suunniteltu. Johannalle tullut sähköposti kunnan Lipunnostosta, toiminta kuten ennen. Tarve 2 hlö lipunkantajat + ainakin Suomen lipulle airuet.

Puurojuhla – sali varattu, puuro varattu. Karhuperhot hoitavat asiaa eteenpäin. Keskusteltu ideasta käyttää 5€ lahjan sijasta kierrätyslahjaa (oma lelu tms jonka haluaa antaa eteenpäin). Pidetään ensi vuonna muistissa. Puurojuhlassa annetaan myös lupauksia.

Videoprojektori – keskustelua e-villen edullisesta videoprojektorista jota voisi hyödyntää kokouksissa. Tommi pyytää kaverilta testiin.

Valkama: Pornaisten Solmu ja Tolkkisten Eräketut lähestyneet, kimppaudutaan heidän kanssaan. Emmi toimii pestijohtajana. Mustijoen leirilippukunta -työnimellä aloitetaan yhteistyöt Poso/Erke kanssa. Lippukuntatuki suunnataan matkoihin. Kesätyö- ja vuosilomaturva käytettävissä toukokuun loppuun saakka. Muilla paitsi vanhemmilla seikkailijoilla ja sudenpennuilla aikuiset ok. Tommi keskustelee seikkailijoiden aikuisten kanssa jos vanhemmat seikkailijat hoitusivat samalla aikuisvahvuudella.

Extra KIP su 12.1. klo 15 kololla. Tärkeimpänä asiana Valkama.

Hallituksen kokous 6.10.2019

Piirileiri Valkaman lippukuntailmoittautuminen on alkanut. Yhteyshenkilönä Emmi. Lisäksi tarvitaan riittävä määrä muita aikuisia osallistujia.

Adventtikalenterikampanjan kampanjapäällikkö on Heini, kampanja alkaa 15.10. Kalenterituotot suunnataan ensisijaisesti piirileirin kuljetuksiin. Selvitellään iZettle-laitteiden lainaamista.

Kynttiläpolku ja lupauksenantotilaisuus huomenna 7.10. Aloitus klo 18, leikkejä kolon pihalla + kaksi erillistä kynttiläpolkua. Kirkossa aloitus noin 18.30.

Valmisteltiin toimintasuunnitelmaa ja budjettia syyskokousta varten. Nanna lähettää syyskokouskutsun Kuksan kautta.

Uudenmaan partiopiirin syyskokousedustajiksi valtuutettiin Johanna Tuomi ja Tommi Loukia. Delegaatiota täydennetään tarvittaessa WhatsApp-päätöksellä.

Hallituksen kokous 8.9.2019

SuSe-kisoihin (Järvenpää 28.9.) on lähdössä todennäköisesti kolme seikkailijavartiota ja mahdollisesti lisäksi sudenpentuvartio/vartioita. Kullekin vartiolle tarvitaan saattaja ja lisäksi rastimiehiä MäMen rasteille, joita on kaksi. Rastimieshommia tarjotaan niille tarpojille, jotka eivät osallistu samana päivänä järjestettävään tarpojien taitopäivään.

Perhepartiotoimintaan on tullut mukaan kolme uutta perhettä, mutta lisääkin mahtuu. Perhepartioon voi ilmoittautua ympäri vuoden. Kuten kaikilla uusilla jäsenillä, ensimmäisen syksyn jäsenmaksu kattaa myös koko seuraavan vuoden. Perhepartioon osallistujista vähintään yhden aikuisen on oltava MäMen jäsen. Vakuutus on voimassa vain maksettujen osallistujien (yli 4v) osalta. Perhepartiolle on toivottu omaa huivia ja siihen merkkiä.

Vuoden 2020 toimintasuunnitelman ja budjetin valmistelua aloitellaan. Ikäkausivastaavat vastaavat oman ikäkautensa osuudesta. Toimintasuunnitelmaa ja budjettia käsitellään seuraavassa kokouksessa.

Johtajatulien pakopeli-työpajan materiaali löytyy vapaasti käytettäväksi MäMe Drivestä tapahtumamateriaalien alta.

Hallituksen kokous 25.8.2019

Ilmoitusasioita: Johanna ja Jenni esittelivät lippukuntaa  Mäntsälän seurojentalolla järjestetyillä harrastusmessuilla lauantaina 24.8. Verkkosivujen siirto on toteutettu. Ennen juhannusta järjestettiin Käpypirtin kunnossapitotalkoot, joihin osallistui neljä lippukunnan jäsentä ja kaksi Partiotuen edustajaa.

Johtajatilanne: Uudet sudenpennut: Lotta, Chari, Sara, Henkka, Venla. Vanhat sudenpennut: Tuomo, Alexandra, Eetu, Kielo, Saana. Uudet seikkailijat: Tommi, Ella, apuna vanhempia. Vanhat seikkailijat: Maija, Reetta, Minea, tukena Nanna. Siirtymä: Heini, Emmi, Pekka. Uudet tarpojat: Nanna, Miikka, Mika. Vanhat tarpojat: – (ryhmän toiminta päättyy). Samoajat ja vaeltajat: Johanna.

Ella Ruuskalle päätettiin myöntää avustus Eurojamboreelle osallistumista varten.

Johanna esitteli välitilinpäätöksen. Talouden seurantaa varten Driveen on luotu taulukko, johon ikäkaudet voivat kirjata kaikki menot ja tulot. Näin kaikki pysyvät ajan tasalla tilanteesta.

Kesän aikana on tehty huoltajille ja johtajille kysely viestinnän tilasta. Nanna esittelee tuloksia Extra Kipissä, mutta pääosin viestintään ollaan varsin tyytyväisiä. Viestintäkanavista suosituimpina nousivat esiin WhatsApp-ryhmät, sähköposti ja verkkosivut, viestinnän aiheesta riippuen.

Hallituksen kokous 8.5.2019

Ilmoitusasioita: Seurakunnan Mika Ahjosaaren ja Nannan yhteiskokous on saatu sovittua. Lippukunnan ja seurakunnan yhteistyö keskusteluissa. Kuksan kautta tehdyt retkilaskut eivät lähde automaattisesti, Johanna selvittää laskutusominaisuutta pikimmiten. Lippukuntaviisarin tuloksia saatu SP:ltä. Nanna esitteli lukuja. Piirin syyskauden koulutus- ja tapahtumakalenteri julkaistu. Nanna muistuttelee jäseniä koulutuksista, joista ensimmäiset jo syyskuun alussa.

Verkkosivujen siirron tilanne: Sivuston siirtäminen saadaan toteutettua nopeasti. Siirto aiheuttanee päivityskatkon, mutta touko-kesäkuu on paras aika siirrolle. Uudelle domainille pitää nimetä vastuuhenkilö. Hallitus päätti valtuuttaa Tommi Loukian vastuuhenkilöksi.

Kesäleiri: Leirin ilmoittautuneissa vähänlaisesti johtajia, riskinä on leirin peruuntuminen. Koitetaan saada lisää aikuisia mukaan, yksittäisetkin päivät/yöt/hetket voivat olla ratkaisevia. Vetoomusviesti matkaan, deadline ennen kevätiltanuotiota, jossa lopullinen palaveri.

Hallituksen kokous 7.4.2019

-Ilmoitusasioita: Mäntsälän Metsäkäpyjen kevätkokous hyväksyi toimintakertomuksen 2018 ja myönsi tili- ja vastuuvapauden vastuussa olleille. Hallitus valtuutti 17.3. pidetyn kokouksen jälkeen (WhatsAppissa) Johanna Joensuun ja Johanna Tuomen lisäksi Jaana Pennasen, Niina Pennasen ja Jenni Janhusen käyttämään lippukunnan ääntä Uudenmaan piirin kevätkokouksessa 2019. Jaana Pennanen ja Niina Pennanen saivat PJ-valtakirjansa piirin kevätkokouksessa 30.3.

-Uusia jäsenhakemuksia vastaanotetaan 12.8. saakka. Vanhoja eroajia pyydetään ilmoittamaan myös 12.8. mennessä (jatkajien ei tarvitse ilmoittaa jatkosta).

-Matkakorvausten osalta päätettiin, että kaikille matkakorvauksiin oikeutetuille tarjotaan mahdollisuutta matkalaskuun. Tulorekisteriin tarvittavat tiedot toimitetaan taloudenhoitajalle (sotun loppuosa esim. puhelimitse), jolloin matkakorvaukset saadaan myös viranomaisrekisteriin sujuvasti.

-Kesäleirin ilmoittautumisaikaa on jatkettu 22.4. saakka. Leiristä tehdään vielä infokirje jossa lukitaan hintatieto (hinta 45 e/osallistuja). Myös ”kesätyötakuu” otetaan käyttöön ilmoittautumisessa.

-Ikäkausien talouden seuranta tulisi järjestää siten, että ryhmät voisivat paremmin olla kartalla siitä minkä verran rahaa ikäkaudella/ryhmällä on käytettävissä. Johtiksen Driveen lisätään talouden seurantaa varten excel. Kuukausitason seuranta aloitetaan syyskauden alusta lukien.

-Käpiksen hinnasta on saatu kriittistä palautetta joiltain lippukunnilta. Nähtävästi hinta kuitenkin alle useiden lähialueen pirttien. Hapa on ilmoittanut olevansa käytettävissä Käpiksen isännän tehtävään. Partiotuen kevätkokous 5.5.2019.

Hallituksen kokous 17.3. 2019

Uudenmaan partiopiirin kokousedustajiksi Nanna ja Johanna. Kokoonpanoa voidaan täydentää, jos paikalle tulee lisää lippukunnan edustajia. (ei muita asioita)

Hallituksen kokous 24.2.2019  

-Kesäleiri HawaijiPoukama järjestetään 10.-13.6. Partiopoukamassa. Leiristaabiin kuuluvat Heini, Emmi, Pekka, Jaana ja Niina. Johanna vastaa keittiöstä, Hapa raksapuolesta. Ilmoittautuminen alkaa ensi viikolla, päättyy 31.3. Leirimaksu alle 60 euroa, kohderyhmä kaikki ikäluokat (myös perheenjäsenet tervetulleita). 
-SP on hyväksynyt puolisen vuotta sitten perhepartion viralliseksi partio-ohjelmaksi, ja sitä varten on perustettu uusi jäsenlaji (3-jäsen), jonka jäsenmaksu on 12,25 euroa. Päätettiin, että perhepartiossa olevat lapset otetaan lippukunnan virallisiksi jäseniksi SP:n linjauksen mukaisesti, jotta vältytään “kahden kerroksen väen” ongelmalta (jos osa on jäseniä, osa ei).

-Ei järjestetä piirin ehdottamaa aikuisrekrytapahtumaa partioviikolla (22.-28.4.).
-Eskarivierailut partioviikolla: Mäntsälästä 8 päiväkotia on tilannut materiaalipaketin. Mahdolliset vierailut ajoittuvat päiväaikaan, mikä on hankalaa työssäkäyville johtajille. Vaihtoehtona voisi olla se, että perhepartio kutsuu kiinnostuneita eskareita vierailulle (jos sopii heidän suunnitelmiinsa).
-SP:stä on tulossa lisätietoa #tasa-arvonuotiolla -kampanjasta, jossa Turun Sinappi teki rahalahjoituksen somessa jaettujen päivitysten mukaan. Rahalla jaetaan hakemusten perusteella retkeilyvarustepaketteja. Viestitään jäsenistölle asiasta, kun lisätietoa tulee.

Hallituksen kokous 3.2.2019  

-Pestijohtajana toimii Johanna Tuomi. Ohjelmajohtajan pestiä ei ole täytetty.
-Kolon siivous: vuorolista tulossa, ensimmäinen vuoro sudenpennuilla. Sudenpennut ovat myös askarrelleet kierrätysastioita.
-Kalustovarasto: retkivarusteet varataan kalustonhoitaja Hapalta kuten tähänkin asti, viimeistään viikko ennen retkeä. Lisäksi luodaan käsivarasto kokouksissa tarvittavista varusteista. Käsivaraston luominen on työn alla.-Selvitellään mahdollisuuksia uudistaa kotisivuja käytettävyyden ja kustannusten hallinnan kannalta.
-Myönnettiin 200 euron stipendi Maija Joensuulle maailmanjamboreelle osallistumiseen. Lpkj jääväsi itsensä asian käsittelystä.
-Seuraava kokous jo 24.2., jotta kevätkokousmateriaalit saadaan ajoissa valmiiksi.

Hallituksen kokous 13.1.2019  

-Varapuheenjohtajaksi (=lippukunnanjohtajan apulainen) valittiin Piritta Järvelä, sihteeriksi Jenni Janhunen ja rahastonhoitajaksi Johanna Tuomi. Käpiksen isäntänä jatkaa kevään ajan Kimmo Kettunen ja kalustonhoitajana Harri Hoikkanen. Jäsenrekisterin hoitajana toimii Johanna Tuomi. Ohjelma- ja pestijohtajan toimien hoitaminen jätettiin pöydälle.

-Kevätkokous 17.3. Klo 17.

-Muistutetaan johtajistoa siitä, että jäsenmaksun maksaminen on edellytys sille, että partiovakuutus on voimassa (ja että voi osallistua tapahtumiin). Maksamattoman laskun merkkinä on Kuksassa punainen täplä.

-Kolon siivous: Luodaan kuukausittain kiertävä siivousvuorolista, jossa on kuukauden aikana vapaavalintaisena hetkenä hoidettavat tehtävät. Lisäksi jokaisella ryhmällä on velvollisuus huolehtia siitä, että kokouksen jälkeen kolo jää asialliseen kuntoon (mm. Tyhjentää pursuavat roskikset ja vaihtaa uusi pussi).

-Kalustovarastoon pitäisi olla nykyistä joustavampi pääsy (=ovi aukeaa kolon avaimilla). Ehdotetaan, että varaston oven sisäpuolelle laitetaan lista, johon johtaja voi kuitata ottamansa varusteet ja niiden palautuksen (omille paikoilleen).

-Sovittiin, että PJ tekee jokaisen johtiksen jälkeen muistiosta tiivistetyn version lippukunnan verkkosivuille. Päätettiin, että kokous pidetään jokaisen kuukauden 1. sunnuntaina kello 17.00, ellei erikseen muuta sovita.