Koosteita hallituksen kokouksista

Hallituksen kokous 8.5.2019

Ilmoitusasioita: Seurakunnan Mika Ahjosaaren ja Nannan yhteiskokous on saatu sovittua. Lippukunnan ja seurakunnan yhteistyö keskusteluissa. Kuksan kautta tehdyt retkilaskut eivät lähde automaattisesti, Johanna selvittää laskutusominaisuutta pikimmiten. Lippukuntaviisarin tuloksia saatu SP:ltä. Nanna esitteli lukuja. Piirin syyskauden koulutus- ja tapahtumakalenteri julkaistu. Nanna muistuttelee jäseniä koulutuksista, joista ensimmäiset jo syyskuun alussa.

Verkkosivujen siirron tilanne: Sivuston siirtäminen saadaan toteutettua nopeasti. Siirto aiheuttanee päivityskatkon, mutta touko-kesäkuu on paras aika siirrolle. Uudelle domainille pitää nimetä vastuuhenkilö. Hallitus päätti valtuuttaa Tommi Loukian vastuuhenkilöksi.

Kesäleiri: Leirin ilmoittautuneissa vähänlaisesti johtajia, riskinä on leirin peruuntuminen. Koitetaan saada lisää aikuisia mukaan, yksittäisetkin päivät/yöt/hetket voivat olla ratkaisevia. Vetoomusviesti matkaan, deadline ennen kevätiltanuotiota, jossa lopullinen palaveri.


Hallituksen kokous 7.4.2019

-Ilmoitusasioita: Mäntsälän Metsäkäpyjen kevätkokous hyväksyi toimintakertomuksen 2018 ja myönsi tili- ja vastuuvapauden vastuussa olleille. Hallitus valtuutti 17.3. pidetyn kokouksen jälkeen (WhatsAppissa) Johanna Joensuun ja Johanna Tuomen lisäksi Jaana Pennasen, Niina Pennasen ja Jenni Janhusen käyttämään lippukunnan ääntä Uudenmaan piirin kevätkokouksessa 2019. Jaana Pennanen ja Niina Pennanen saivat PJ-valtakirjansa piirin kevätkokouksessa 30.3.

-Uusia jäsenhakemuksia vastaanotetaan 12.8. saakka. Vanhoja eroajia pyydetään ilmoittamaan myös 12.8. mennessä (jatkajien ei tarvitse ilmoittaa jatkosta).

-Matkakorvausten osalta päätettiin, että kaikille matkakorvauksiin oikeutetuille tarjotaan mahdollisuutta matkalaskuun. Tulorekisteriin tarvittavat tiedot toimitetaan taloudenhoitajalle (sotun loppuosa esim. puhelimitse), jolloin matkakorvaukset saadaan myös viranomaisrekisteriin sujuvasti.

-Kesäleirin ilmoittautumisaikaa on jatkettu 22.4. saakka. Leiristä tehdään vielä infokirje jossa lukitaan hintatieto (hinta 45 e/osallistuja). Myös ”kesätyötakuu” otetaan käyttöön ilmoittautumisessa.

-Ikäkausien talouden seuranta tulisi järjestää siten, että ryhmät voisivat paremmin olla kartalla siitä minkä verran rahaa ikäkaudella/ryhmällä on käytettävissä. Johtiksen Driveen lisätään talouden seurantaa varten excel. Kuukausitason seuranta aloitetaan syyskauden alusta lukien.

-Käpiksen hinnasta on saatu kriittistä palautetta joiltain lippukunnilta. Nähtävästi hinta kuitenkin alle useiden lähialueen pirttien. Hapa on ilmoittanut olevansa käytettävissä Käpiksen isännän tehtävään. Partiotuen kevätkokous 5.5.2019.

Hallituksen kokous 17.3. 2019

Uudenmaan partiopiirin kokousedustajiksi Nanna ja Johanna. Kokoonpanoa voidaan täydentää, jos paikalle tulee lisää lippukunnan edustajia. (ei muita asioita)

Hallituksen kokous 24.2.2019  

-Kesäleiri HawaijiPoukama järjestetään 10.-13.6. Partiopoukamassa. Leiristaabiin kuuluvat Heini, Emmi, Pekka, Jaana ja Niina. Johanna vastaa keittiöstä, Hapa raksapuolesta. Ilmoittautuminen alkaa ensi viikolla, päättyy 31.3. Leirimaksu alle 60 euroa, kohderyhmä kaikki ikäluokat (myös perheenjäsenet tervetulleita). 
-SP on hyväksynyt puolisen vuotta sitten perhepartion viralliseksi partio-ohjelmaksi, ja sitä varten on perustettu uusi jäsenlaji (3-jäsen), jonka jäsenmaksu on 12,25 euroa. Päätettiin, että perhepartiossa olevat lapset otetaan lippukunnan virallisiksi jäseniksi SP:n linjauksen mukaisesti, jotta vältytään “kahden kerroksen väen” ongelmalta (jos osa on jäseniä, osa ei).

-Ei järjestetä piirin ehdottamaa aikuisrekrytapahtumaa partioviikolla (22.-28.4.).
-Eskarivierailut partioviikolla: Mäntsälästä 8 päiväkotia on tilannut materiaalipaketin. Mahdolliset vierailut ajoittuvat päiväaikaan, mikä on hankalaa työssäkäyville johtajille. Vaihtoehtona voisi olla se, että perhepartio kutsuu kiinnostuneita eskareita vierailulle (jos sopii heidän suunnitelmiinsa).
-SP:stä on tulossa lisätietoa #tasa-arvonuotiolla -kampanjasta, jossa Turun Sinappi teki rahalahjoituksen somessa jaettujen päivitysten mukaan. Rahalla jaetaan hakemusten perusteella retkeilyvarustepaketteja. Viestitään jäsenistölle asiasta, kun lisätietoa tulee.

Hallituksen kokous 3.2.2019  

-Pestijohtajana toimii Johanna Tuomi. Ohjelmajohtajan pestiä ei ole täytetty.
-Kolon siivous: vuorolista tulossa, ensimmäinen vuoro sudenpennuilla. Sudenpennut ovat myös askarrelleet kierrätysastioita.
-Kalustovarasto: retkivarusteet varataan kalustonhoitaja Hapalta kuten tähänkin asti, viimeistään viikko ennen retkeä. Lisäksi luodaan käsivarasto kokouksissa tarvittavista varusteista. Käsivaraston luominen on työn alla.-Selvitellään mahdollisuuksia uudistaa kotisivuja käytettävyyden ja kustannusten hallinnan kannalta.
-Myönnettiin 200 euron stipendi Maija Joensuulle maailmanjamboreelle osallistumiseen. Lpkj jääväsi itsensä asian käsittelystä.
-Seuraava kokous jo 24.2., jotta kevätkokousmateriaalit saadaan ajoissa valmiiksi.

Hallituksen kokous 13.1.2019  

-Varapuheenjohtajaksi (=lippukunnanjohtajan apulainen) valittiin Piritta Järvelä, sihteeriksi Jenni Janhunen ja rahastonhoitajaksi Johanna Tuomi. Käpiksen isäntänä jatkaa kevään ajan Kimmo Kettunen ja kalustonhoitajana Harri Hoikkanen. Jäsenrekisterin hoitajana toimii Johanna Tuomi. Ohjelma- ja pestijohtajan toimien hoitaminen jätettiin pöydälle.

-Kevätkokous 17.3. Klo 17.

-Muistutetaan johtajistoa siitä, että jäsenmaksun maksaminen on edellytys sille, että partiovakuutus on voimassa (ja että voi osallistua tapahtumiin). Maksamattoman laskun merkkinä on Kuksassa punainen täplä.

-Kolon siivous: Luodaan kuukausittain kiertävä siivousvuorolista, jossa on kuukauden aikana vapaavalintaisena hetkenä hoidettavat tehtävät. Lisäksi jokaisella ryhmällä on velvollisuus huolehtia siitä, että kokouksen jälkeen kolo jää asialliseen kuntoon (mm. Tyhjentää pursuavat roskikset ja vaihtaa uusi pussi).

-Kalustovarastoon pitäisi olla nykyistä joustavampi pääsy (=ovi aukeaa kolon avaimilla). Ehdotetaan, että varaston oven sisäpuolelle laitetaan lista, johon johtaja voi kuitata ottamansa varusteet ja niiden palautuksen (omille paikoilleen).

-Sovittiin, että PJ tekee jokaisen johtiksen jälkeen muistiosta tiivistetyn version lippukunnan verkkosivuille. Päätettiin, että kokous pidetään jokaisen kuukauden 1. sunnuntaina kello 17.00, ellei erikseen muuta sovita.